Wie ist der Ablauf der Rückerstattung von Aufladungen im Haus meiner Mitarbeiter?
Das System zur Erstattung von Aufladungen, die an den Wohnorten Ihrer Mitarbeiter vorgenommen wurden, hat sich kürzlich weiterentwickelt. Statt einer Rechnungsstellung mit anschließender Rückerstattung erfolgt nun eine „Zahlungsaufforderung für die Rückzahlung von Spesenabrechnungen“.
Diese Änderung dient dazu:
- die Rechtmäßigkeit der vorgeschlagenen Vorrichtung zu gewährleisten,
- den Grundstein für ein effizienteres System zu legen,
- zu verhindern, dass Ihre Mitarbeiter auf die Rückerstattungen, die sie für das Aufladen von Geschäftsfahrzeugen generieren, Steuern zahlen müssen.
Wie funktioniert das?
Die Maßnahme besteht aus 3 Schlüsselschritten:
- Am 1. jedes Monats sendet Ihnen Chargemap Business eine Benachrichtigung, in der Sie aufgefordert werden, den korrekten Status der Rückerstattung der Aufladungen zu Hause zu überprüfen.
- Am 5. des Monats erstellt Chargemap Business eine Spesenabrechnung pro Mitarbeiter für die zur Erstattung berechtigten Aufladungen. Eine Zahlungsaufforderung, die alle diese Spesenabrechnungen zusammenfasst, wird Ihnen übermittelt. Die Details der Spesenabrechnungen können Sie in Ihrer Verwaltungsschnittstelle Chargemap Business einsehen.
- Am 20. und 30. des Monats wird die Erstattung auf das Bankkonto Ihrer Mitarbeiter überwiesen, wenn die Zahlungsaufforderung ordnungsgemäß beglichen wurde.
Hier ist eine visuelle Darstellung des Rückerstattungsprozesses:
Verwaltung von Buchhaltungsunterlagen
Spesenabrechnungen, Zahlungsaufforderungen und die Liste der berechtigten Aufladungen sind über Ihre Chargemap Business-Schnittstelle zugänglich. Gehen Sie auf die Registerkarte 'Rechnungen & Zahlungsaufforderungen' und dann auf 'Aufforderungen zur Rückerstattung'.
Sie können anschließend von jeder Zahlungsaufforderung das 'Archiv herunterladen'. Auf diese Weise finden Sie alle Buchungsunterlagen im pdf-, csv- und Excel-Format, die Sie dann in Ihre Buchhaltungsprogramme integrieren können. Dieses Archiv wird auch die Rückzahlungsquittungen enthalten, die an jeden Mitarbeiter übermittelt wurden.
FAQ
Was ist eine „erstattungsfähige“ Aufladung?
Eine Aufladung befindet sich auf einer am 5. des Monats ausgegebenen Spesenabrechnung, wenn sie:
- in Chargemap Business als „erstattungsfähig“ gekennzeichnet ist (bis zum Vortag der Ausgabe in der Schnittstelle Chargemap Business bearbeitbar)
- bis zum letzten Tag des Monats vor der Ausgabe der Spesenabrechnung durchgeführt wurde
- nicht als „verdächtige“ Aufladung identifiziert wurde (die inkonsistente Daten aufweist und untersucht wird)
- nicht bereits zu einer Spesenabrechnung gehört
Wie oft werden Spesenabrechnungen an Ihre Mitarbeiter zurückgezahlt?
Damit ein Spesenbeleg erstattet wird, muss zunächst die Zahlungsaufforderung, auf der er erscheint, beglichen werden.
Danach werden die Erstattungen am 20. und 30. eines jeden Monats vorgenommen.
Welche Zahlungsfrist gilt für die Zahlungsaufforderung?
Die Zahlungsfrist für Rechnungen der Business Unit wird auch auf die Zahlungsaufforderung angewendet. Wenn Ihre Frist auf 30 Tage eingestellt ist, wird die Rückerstattung der Aufladungen an Ihre Mitarbeiter nicht vor dieser Frist erfolgen. Sie werden die Rückerstattung daher ab dem 20. des Folgemonats erhalten.
Hinweis: Das Zahlungsmittel ist das gleiche wie bei der Bezahlung der Rechnungen für die Aufladungen.
Wie identifiziert man eine Spesenabrechnung und eine Zahlungsaufforderung?
Eine Spesenabrechnung und eine Zahlungsaufforderung haben jeweils eine bestimmte Nummerierung. Auf der zusammenfassenden Zahlungsaufforderung finden Sie die Nummer der betreffenden Spesenabrechnungen.
Wenn Sie Fragen zur Rückerstattung haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.