Quel est le processus de remboursement des recharges au domicile de mes collaborateurs ?
Le dispositif de remboursement des recharges effectuées aux domiciles de vos collaborateurs a récemment évolué. Au lieu de fonctionner avec une facturation suivie d’un remboursement, il devient à présent un “Appel de fonds pour remboursement de notes de frais”.
Ce changement permet de :
- garantir la légalité du dispositif proposé,
- poser les bases d’un système plus efficace,
- éviter à vos collaborateurs d’être imposés sur les remboursements générés pour leurs recharges de véhicules professionnels.
Comment ça fonctionne ?
Le dispositif comprend 3 étapes clés :
- Le 1er de chaque mois, Chargemap Business vous envoie une notification vous invitant à vérifier le bon statut de remboursement des recharges à domicile.
- Le 5 du mois, Chargemap Business génère une note de frais par collaborateur pour les recharges éligibles au remboursement. Un appel de fonds regroupant l’ensemble de ces notes de frais vous est transmis. Vous pouvez retrouver le détail des notes de frais dans votre interface de gestion Chargemap Business.
- Le 20 et 30 du mois, si l’appel de fonds est bien payé, le remboursement est effectué sur le compte bancaire de vos collaborateurs.
Voici une représentation visuelle du processus de remboursement :
Gestion des documents comptables
Les notes de frais, appels de fonds et la liste des recharges éligibles sont accessibles depuis votre interface Chargemap Business. Rendez-vous dans l’onglet ‘Factures & appels de fonds’ puis dans ‘Appels de fonds pour remboursements’.
Vous pouvez ensuite ‘Télécharger l’archive’ de chaque appel de fonds. Vous retrouverez ainsi l’ensemble des documents comptables au format pdf, csv et excel que vous pourrez ensuite intégrer dans vos outils de gestion comptable. Cette archive contiendra également les quittances de remboursement transmises à chaque collaborateur.
FAQ
Qu’est-ce qu’une recharge “éligible au remboursement” ?
Une recharge est présente sur une note de frais éditée le 5 du mois si elle :
- est identifiée dans Chargemap Business comme “À rembourser” (modifiable jusqu’à la veille de l’édition dans l’interface Chargemap Business)
- a été réalisée jusqu’au dernier jour du mois précédent l’édition de la note de frais
- n’a pas été identifiée comme recharge “suspecte” (présentant des données incohérentes et qui est en cours d’investigation)
- n’appartient pas déjà à une note de frais
À quelle fréquence sont remboursées les notes de frais à vos collaborateurs ?
Pour qu’une note de frais soit remboursée, il faut d’abord que l’Appel de fonds sur lequel elle apparaît soit réglé.
Ensuite, les remboursements sont réalisés le 20 et le 30 de chaque mois.
Quel est le délai de paiement de l’appel de fonds ?
Le délai de paiement des factures de la Business Unit est également appliqué aux appels de fonds. Si votre délai est configuré à 30 jours, le remboursement des recharges à vos collaborateurs ne sera pas effectué avant ce délai. Ils percevront donc le remboursement à partir du 20 du mois suivant.
NB : Le moyen de paiement est le même que celui utilisé pour le paiement des factures de recharge.
Comment identifier une note de frais et un appel de fonds ?
Une note de frais et un appel de fonds ont chacun une numérotation spécifique. On retrouve sur l’appel de fonds récapitulatif le n° des notes de frais concernées.
Si vous avez la moindre interrogation par rapport au remboursement, nous vous invitons à vous rapprocher de votre gestionnaire de compte.